Documentación

Esta guía te lleva desde el registro hasta tu primera mesa cobrada. Aplica a empresas de tipo Restaurante / Bar.

1. Crear la cuenta

En la página de registro completa Nombre completo, Correo electrónico, Nombre de la empresa, NIT de la empresa, Tipo de negocio (elige Restaurante / Bar), Contraseña (mínimo 12 caracteres con mayúscula, minúscula, número y símbolo) y acepta los términos. Al pulsar Crear cuenta gratis se crea tu usuario como Administrador, la empresa y una sucursal llamada Matriz. Recibes un correo para verificar tu cuenta (el enlace dura una hora) y pasas a elegir plan. Ver Planes y suscripción.

2. Configurar el negocio

En Configuración revisa la tarjeta Información del Negocio, sube el logo y define en Facturación el prefijo de factura y el IVA. Ver Configuración.

3. Cargar la carta

En Ítems crea cada plato y bebida con su precio (IVA incluido) y tipo de IVA. Para platos preparados desmarca Controla inventario; para bebidas embotelladas déjalo marcado con su stock. Ver Ítems.

4. Crear mesas y equipo

• En Mesas crea las mesas con número, capacidad y sección. Ver Mesas.
• En Usuarios crea a los meseros con rol Mesero (ven mesas y órdenes) y a quien cobra con rol Cajero. Para que cocina vea su pantalla, dale el permiso Cocina a un rol en Control de Acceso. Ver Usuarios y control de acceso.

5. Primera mesa

1. El cajero elige la sucursal en la barra superior, entra a Punto de Venta y pulsa Abrir Caja.
2. El mesero toca la mesa en Mesas, pulsa Abrir Orden y agrega los platos desde el detalle de la orden en Órdenes.
3. Cocina avanza los platos en Cocina. Ver Cocina.
4. Para cobrar, en Punto de Venta, pestaña Órdenes, se abre la orden y se pulsa Cobrar Orden. La mesa queda libre y la factura en Facturas.
5. Al cierre, la caja se cuadra en Configuración, tarjeta Caja Actual.

Detalles en Punto de venta y caja y Órdenes.

Después

• Pedidos para llevar y a domicilio: Órdenes.
• Compras de insumos: Proveedores y compras.
• Facturar electrónicamente: Facturación electrónica.

Esta guía te lleva desde el registro hasta el primer socio entrando por check-in. Aplica a empresas de tipo Gimnasio.

1. Crear la cuenta

En la página de registro completa Nombre completo, Correo electrónico, Nombre de la empresa, NIT de la empresa, Tipo de negocio (elige Gimnasio), Contraseña (mínimo 12 caracteres con mayúscula, minúscula, número y símbolo) y acepta los términos. Se crea tu usuario como Administrador, la empresa y una sucursal Matriz. Verifica tu correo (el enlace dura una hora) y elige plan. Ver Planes y suscripción.

2. Configurar el negocio

En Configuración revisa Información del Negocio, sube el logo y define el IVA en Facturación. Ver Configuración.

3. Crear los planes

En Membresías, pestaña Planes, crea tus planes con duración en días y precio. Ver Membresías.

4. Registrar socios y equipo

• Cada socio se crea primero en Clientes con su número de documento: es lo que escribirá en el check-in. Ver Clientes.
• En Usuarios crea al personal de recepción con rol Cajero y a los entrenadores con rol Entrenador. Ver Usuarios y control de acceso.

5. Primer socio

1. Abre la caja en Punto de Venta (Abrir Caja).
2. En Membresías, pestaña Membresías Activas, pulsa Nueva Membresía, elige al cliente, el plan y el método de pago. La venta se factura y el socio queda con membresía activa.
3. Cuando llegue, en Check-in escribe su documento y pulsa ENTRADA. Ver Check-in.
4. Al cierre, cuadra la caja en Configuración, tarjeta Caja Actual.

El Dashboard del gimnasio muestra Miembros Activos, Entradas Hoy, Membresías Activas, Tiqueteras Activas y las membresías por vencer en los próximos 7 días.

Después

• Entradas sueltas: Tiqueteras.
• Horario de clases y asistencia: Clases.
• Seguimiento físico: Medidas corporales. Casilleros: Casilleros.
• Venta de suplementos o bebidas: Ítems y Punto de venta y caja.

Esta guía te lleva desde el registro hasta tu primera factura. Aplica a empresas de tipo Tienda / Comercio.

1. Crear la cuenta

En la página de registro completa Nombre completo, Correo electrónico, Nombre de la empresa, NIT de la empresa, Tipo de negocio (elige Tienda / Comercio), Contraseña (mínimo 12 caracteres con mayúscula, minúscula, número y símbolo) y acepta los términos. Al pulsar Crear cuenta gratis:

• Se crea tu usuario como Administrador, la empresa y una sucursal llamada Matriz.
• Recibes un correo para verificar tu cuenta; el enlace dura una hora. Sin verificar, no podrás iniciar sesión.
• Pasas a elegir plan y pagar. Ver Planes y suscripción.

2. Configurar el negocio

En Configuración, tarjeta Información del Negocio, revisa nombre, NIT, dirección y teléfono, y sube el logo (aparece en facturas y correos). En la tarjeta Facturación define el prefijo de tus facturas y el IVA por defecto. Ver Configuración.

3. Cargar el catálogo

En Ítems crea tus productos con precio de venta (IVA incluido), tipo de IVA, código de barras y stock inicial. Ver Ítems. Los ajustes posteriores de existencias van en Inventario.

4. Crear el equipo

En Usuarios, Nuevo Usuario con rol Cajero para quien atiende el mostrador. Tú, como Administrador, ves todo. Ver Usuarios y control de acceso.

5. Primera venta

1. Elige tu sucursal en la barra superior.
2. Entra a Punto de Venta, pulsa Abrir Caja con el efectivo inicial.
3. Agrega productos al carrito, cobra y confirma. La factura queda en Facturas.
4. Al final del día, cierra la caja en Configuración, tarjeta Caja Actual.

Todo el detalle está en Punto de venta y caja.

Después

• Compras a proveedores y stock: Proveedores y compras.
• Facturar electrónicamente ante la DIAN: Facturación electrónica.
• Ver cómo va el negocio: Reportes.

Esta guía te lleva desde el registro hasta tu primera orden de trabajo facturada. Aplica a empresas de tipo Agencia / Diseño.

1. Crear la cuenta

En la página de registro completa Nombre completo, Correo electrónico, Nombre de la empresa, NIT de la empresa, Tipo de negocio (elige Agencia / Diseño), Contraseña (mínimo 12 caracteres con mayúscula, minúscula, número y símbolo) y acepta los términos. Se crea tu usuario como Administrador, la empresa y una sucursal Matriz. Verifica tu correo (el enlace dura una hora) y elige plan. Ver Planes y suscripción.

2. Configurar el negocio

En Configuración revisa Información del Negocio, sube el logo (sale en cotizaciones y facturas) y define el IVA en Facturación. Ver Configuración.

3. Definir servicios y campos propios

• En Ítems crea tus servicios habituales (diseño, impresión, instalación) con Controla inventario desmarcado. Ver Ítems. Lo que no esté en el catálogo se puede agregar como ítem Manual en cada cotización u orden.
• En Órdenes y Cotizaciones, el botón Configurar Campos te deja definir los campos propios de tus trabajos (por defecto Categoría y Medidas).

4. Crear el equipo

En Usuarios crea a quien atiende y cobra con rol Cajero, y a tu contador con rol Contador. Los diseñadores o técnicos que reciben comisión se registran en Empleados. Ver Usuarios y control de acceso y Empleados.

5. Primer trabajo

1. Elige tu sucursal en la barra superior.
2. En Cotizaciones crea la cotización con ítems y condiciones, y pulsa Enviar: el cliente la recibe por correo. Cuando acepte, márcala Aceptar y pulsa Convertir a Orden. Ver Cotizaciones.
3. En Órdenes sigue el trabajo: Iniciar Trabajo, Marcar Lista, Marcar Entregada. Si el cliente abona, usa Registrar Abono. Ver Órdenes.
4. Para cobrar abre la caja en Punto de Venta y, en el detalle de la orden, pulsa Cobrar Orden. La factura queda en Facturas.

Después

• Trabajos grandes por hitos: Proyectos.
• Comisiones del equipo: Comisiones.
• Facturar electrónicamente: Facturación electrónica.

El Punto de Venta (/dashboard/pos) es la pantalla de cobro en mostrador. Cada venta que confirmas ahí queda registrada como factura en Facturas y descuenta el inventario de los ítems vendidos.

Antes de empezar

• Necesitas el permiso de punto de venta (lo tienen los roles Cajero, Administrador y Propietario).
• Tienes que tener una sucursal activa, elegida en la barra superior. Sin sucursal el sistema no deja abrir caja.
• La caja es por usuario y por sucursal: cada cajero abre y cierra la suya, y no puede tener dos abiertas a la vez.

Abrir la caja

1. Entra a Punto de Venta. Si no tienes caja abierta verás el aviso Caja cerrada.
2. Pulsa Abrir Caja y escribe el Monto Inicial (el efectivo con el que arrancas el turno).
3. Confirma con Abrir Caja. Desde ese momento puedes vender.

Cobrar una venta

1. En la pestaña Ítems busca por nombre o escanea el código de barras en el campo de búsqueda (F2 lo enfoca). Puedes filtrar por categoría.
2. Toca cada ítem para agregarlo al carrito y ajusta cantidades ahí mismo.
3. Si necesitas cobrar algo que no es un ítem del catálogo (un flete, una instalación), usa Adicional: nombre, valor, cantidad y si lleva IVA del 5 %, del 19 % o ninguno.
4. Pulsa el botón de cobro para abrir Procesar Pago:
   • Cliente: a quién se factura.
   • Empleado que atiende: quien hizo la venta, para las comisiones.
   • Método de Pago: Efectivo, Tarjeta o Transferencia.
   • Si es efectivo, escribe el Monto Recibido; el sistema calcula el Cambio y no deja confirmar si el monto es menor que el total.
5. Pulsa Revisar y Confirmar, revisa el resumen y confirma con Confirmar Venta. Verás el mensaje "Venta registrada y facturada".

Cobrar una orden o una cotización

• La pestaña Órdenes lista las órdenes abiertas de la sucursal (mesas, domicilios, órdenes de trabajo). Selecciona una y cóbrala igual que una venta: la orden queda pagada y facturada. Cómo se crean está en Órdenes.
• La pestaña Cotizaciones muestra las cotizaciones aceptadas que aún no se han convertido. Al cobrar una, se convierte en orden y se factura. Ver Cotizaciones.

Vender membresías y pases (gimnasios)

En empresas de tipo Gimnasio aparecen dos pestañas más:

• Membresías: busca el miembro por nombre o correo, elige uno de los planes disponibles y cobra. La membresía queda activa a nombre del miembro.
• Pases del Día: para quien entra sin membresía. Puedes asociarlo a un miembro o escribir el nombre del invitado, y fijar el precio del pase.

Cerrar la caja y cuadrar

El cierre no está en el punto de venta sino en Configuración, tarjeta Caja Actual:

1. Ahí ves desde cuándo está abierta, el Monto Inicial y las Ventas en efectivo acumuladas.
2. Si durante el turno entró o salió efectivo que no es una venta (un pago a un proveedor, un retiro), regístralo con Registrar Movimiento para que el arqueo cuadre.
3. Pulsa Cerrar Caja. El sistema muestra el Esperado (inicial + ventas en efectivo + entradas − salidas). Cuenta el efectivo real y escríbelo; verás la Diferencia al instante.
4. Confirma con Cerrar Caja. Si hubo sobrante o faltante, el sistema lo contabiliza solo y queda en Contabilidad. Si la notificación de cierre de caja está activa, el correo con el resumen sale automáticamente.

Lo que no hace

• No aplica descuentos por ítem ni sobre el total. Si necesitas un precio distinto, cámbialo en el ítem antes de vender o usa un Adicional con el valor correcto.
• No divide el pago entre dos medios: cada venta se cobra con un único método.
• No imprime tiquete desde el punto de venta. La factura queda en Facturas, donde se puede descargar en PDF.
• No funciona sin conexión. Si se cae la red, la venta no se registra hasta que vuelva.

Una orden en Órdenes (/dashboard/ordenes) es un trabajo que se registra antes de cobrarlo: un pedido para llevar o a domicilio, una venta reservada, una orden de trabajo. Lo que se cobra en el mostrador sin pasos previos va directo por el Punto de venta. Lo ven Administrador, Propietario, Cajero y, en restaurantes, Mesero.

Cada orden tiene dos estados independientes: el del trabajo (abierta, en proceso, lista, entregada) y el del cobro (sin facturar, con abonos, facturada, cobrada). Marcar una orden como entregada no la cobra, y cobrarla no la entrega, salvo en los tipos sencillos que se explican abajo.

Tipos de orden según tu negocio

Las órdenes de tipo Proyecto no se eligen: nacen al convertir una orden en proyecto. Ver Proyectos.

Antes de empezar

• Necesitas una sucursal activa en la barra superior; sin ella verás "Debe seleccionar una sucursal".
• Para cobrar necesitas una caja abierta ("Debe abrir una caja antes de cobrar").

Crear una orden

1. Pulsa Nueva Orden (en agencias, Nueva Orden de Trabajo).
2. Elige el Cliente (opcional; puedes crearlo ahí mismo) y el Empleado asignado, que es quien recibirá la comisión al cobrar.
3. En agencias, además: Fecha recibido, Fecha de entrega, Nombre del trabajo (obligatorio), Cantidad, los campos personalizados de tu empresa (por defecto Categoría y Medidas), Abono inicial con su método, Detalle del trabajo, Valor del trabajo con su IVA y los Adicionales. Los valores se escriben con IVA incluido.
4. Pulsa Crear Orden, revisa el resumen y confirma. En el resumen puedes elegir Guardar y enviar por WhatsApp, que abre WhatsApp con el mensaje de la plantilla; el envío lo haces tú.

En negocios que no son agencia, los ítems se agregan después de crear la orden, desde el detalle, con Agregar Ítem: del catálogo o Manual (un servicio o adicional con nombre y valor).

Seguir el trabajo

Abre la orden con el ojo de la fila. Según el estado verás estos botones:

• Iniciar Trabajo, Poner en Espera, Marcar Lista (solo si tiene al menos un ítem), Cancelar.
• En espera: Reanudar o Cancelar.
• Lista: Marcar Entregada. Entregada: Volver a Lista si te equivocaste.
• Una orden cancelada no se puede reabrir.

Las pestañas de arriba filtran por estado del trabajo; la fila Cobro filtra por estado del cobro (Sin facturar, Por cobrar, Cobro parcial, Cobradas). Con Columnas ocultas las que no uses.

Abonos

Mientras la orden no esté facturada, el cliente puede ir abonando: Registrar Abono con monto, método y nota. Un abono es un anticipo, no una venta: la factura se emite al final por el total y descuenta lo ya recibido. Si abonó de más, el detalle lo avisa y te deja Devolver el excedente indicando el motivo. Un abono se puede Anular (con motivo) mientras no haya factura.

Cobrar

Cobrar Orden está disponible siempre que no haya factura, sin importar el estado del trabajo. Elige el Método de pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Crédito), confirma el Empleado y el Porcentaje (%) de comisión (cambiarlo requiere el permiso "Cambiar % de Comisión al Cobrar") y pulsa Facturar y Cobrar.

Al cobrar: se crea la factura (visible en Facturas), se descuenta el stock de los ítems con inventario, se aplica el abono, se contabiliza, se transmite a la DIAN si aplica y se envía por correo al cliente si tiene uno. En Mesa, Para Llevar, Domicilio, Venta Directa y Reserva la orden pasa sola a entregada; en Orden de Trabajo y Proyecto el estado del trabajo no cambia.

Convertir en proyecto

Convertir en Proyecto agrupa esta orden (y las que agregues después) bajo un proyecto con número PRJ-, brief e hitos de facturación. Ver Proyectos.

Lo que no hace

• No se edita una orden creada (cliente, fechas, nombre del trabajo). Si te equivocaste, cancélala y crea otra.
• No se elimina, no se imprime y no tiene PDF: solo el envío por WhatsApp.
• Las órdenes no llevan número consecutivo; se identifican por los primeros caracteres de su código.
• No se puede marcar como pagada a mano: cobrar siempre pasa por la caja.

En Cotizaciones (/dashboard/cotizaciones) preparas una propuesta con número consecutivo CT-00000001, se la envías al cliente y, si la acepta, la conviertes en una orden. Lo ven Administrador, Propietario, Cajero y Contador.

Estados

Borrador → Enviada → Aceptada → Convertida. Desde Enviada también puede pasar a Rechazada o, si se pasa la fecha Válida hasta, a Vencida (se marca sola al abrirla). Un Borrador o una Enviada se pueden Cancelar.

Solo un borrador se puede editar. Si necesitas cambiar una cotización ya enviada, usa Revisar: crea una nueva versión (CT-00000001-v2) y la anterior queda en el historial.

Crear una cotización

1. Pulsa Nueva Cotización.
2. Elige el Cliente y el Empleado asignado (ambos se pueden crear ahí mismo), la fecha Válida hasta, las Condiciones de pago y Condiciones de entrega, un Descuento y Notas, más los campos personalizados de tu empresa.
3. Agrega ítems con + Agregar ítem: del Catálogo o Manual (nombre y valor). Cada línea lleva Cant, P/U con IVA incluido y su tarifa de IVA (Sin IVA, IVA 5%, IVA 19%).
4. Pulsa Crear Cotización, revisa el resumen y confirma. El IVA final se calcula al guardar según la tarifa de cada ítem.

Una vez creada, en Borrador puedes seguir agregando o quitando ítems desde el detalle.

Enviar, aceptar, rechazar

• Enviar: pasa a Enviada, genera el PDF y, si el cliente tiene correo, se lo envía con el detalle (siempre que la notificación "Cotización enviada" esté activa).
• Aceptar y Rechazar (con motivo opcional) los registras tú cuando el cliente responde. Al aceptar, si ya venció verás "La cotización ha vencido".

Convertir a orden

Con la cotización Aceptada, pulsa Convertir a Orden. Se crea una orden del tipo habitual de tu negocio (orden de trabajo en agencias, venta directa en tiendas y gimnasios, para llevar en restaurantes) con los mismos ítems, IVA, descuento y notas. No factura ni mueve inventario: eso ocurre al cobrar la orden. Ver Órdenes.

Lo que no hace

• No se puede ver ni descargar el PDF desde la aplicación: solo viaja en el correo al enviar.
• No se reenvía: una vez enviada, para mandarla de nuevo hay que Revisar y enviar la versión.
• No se edita la cabecera (cliente, vigencia, condiciones) después de crearla; se hace con Revisar.
• No hay filtro ni buscador en la lista, y las versiones superadas se ocultan del listado (se ven en el Historial de versiones del detalle).
• No se envía por WhatsApp ni se convierte directamente en proyecto.

Un proyecto en Proyectos (/dashboard/proyectos) agrupa varias órdenes de un mismo trabajo grande, guarda su brief y permite facturarlo por hitos. Lo ven Administrador, Propietario, Cajero y Contador.

Cómo nace un proyecto

Siempre desde una orden: en Órdenes, abre la orden y pulsa Convertir en Proyecto. Completa Nombre del proyecto (obligatorio) y, si quieres, Objetivo, Contexto, Público objetivo, Métricas de éxito, Alcance / Entregables, Referencias, Presupuesto, fechas de Inicio y Entrega, y el Brief libre. El proyecto recibe un número PRJ-00000001 y la orden queda vinculada.

No hay botón para crear un proyecto vacío.

Agregar órdenes

En el detalle, Agregar Orden crea una orden nueva vacía dentro del proyecto; luego le agregas los ítems desde Órdenes. La tabla Órdenes vinculadas muestra cada una con su estado, total y factura.

Estado del proyecto

Los estados los define tu empresa en Configurar Estados (por defecto Pendiente, En espera, Entregado, Cancelado). El sistema nunca cambia el estado por su cuenta: cuando una orden del proyecto cambia o se cobra, te pregunta si quieres actualizar el proyecto y tú decides. También puedes cambiarlo a mano con el desplegable Estado.

Hitos de facturación

Sirven para cobrar el proyecto por partes (anticipo, entrega, cierre):

1. Agregar Hito con Nombre, Monto y Fecha estimada.
2. Cada hito pasa por Pendiente → Entregado → Aprobado por cliente con los botones de su fila.
3. Facturar este hito crea una factura real por el monto del hito, con el método de pago que elijas. Requiere caja abierta y sucursal activa. La factura sigue el camino normal: caja, contabilidad, DIAN si aplica.

El encabezado del proyecto resume la facturación: Sin facturar, Facturación parcial o Facturado completo, y compara el total de hitos con el presupuesto.

Lo que no hace

• No se elimina un proyecto ni se crea desde cero.
• Un hito no se edita ni se cancela desde la pantalla; un hito facturado ya no cambia.
• El brief se guarda como texto plano, sin vista formateada, y no admite archivos adjuntos.
• No hay filtro por estado en la lista.

Mesas (/dashboard/mesas) es el plano de sala del restaurante: cada tarjeta es una mesa con su estado, capacidad y el total de la orden abierta. Lo ven Administrador, Propietario y Mesero.

Crear mesas

Pulsa Nueva Mesa e indica Número (único), Capacidad (4 por defecto) y Sección (por ejemplo "Interior" o "Terraza"). Las mesas se agrupan por sección en pantalla.

Abrir una orden en una mesa

1. Toca una mesa Disponible.
2. Elige el mesero en Asignar Mesero (aparecen los usuarios con rol Mesero) y pulsa Abrir Orden. La mesa pasa a Ocupada.
3. Agrega los platos desde el detalle de la orden en Órdenes (Agregar Ítem), o desde la pantalla de Cocina sigue su preparación.

Al tocar una mesa ocupada ves el mesero, los ítems y el total, con el enlace Ver Orden Completa.

Cerrar la mesa

La mesa vuelve a Disponible cuando la orden se cobra (desde el detalle de la orden, Cobrar Orden, o desde la pestaña Órdenes del Punto de venta) o cuando se cancela. No hay botón para liberarla a mano.

Lo que no hace

• No se editan ni eliminan mesas desde la pantalla una vez creadas.
• El estado Reservada aparece en la leyenda pero no se puede asignar desde la pantalla.
• No hay plano gráfico, unión de mesas, traslado de una orden a otra mesa ni división de cuenta.
• La tarjeta solo muestra la orden mientras está Abierta: cuando pasa a En Preparación o Lista, la mesa deja de mostrar el total aunque siga ocupada.

Cocina (/dashboard/cocina) es la pantalla para el área de preparación: muestra las órdenes abiertas, en preparación y en espera de la sucursal, con sus platos y el tiempo transcurrido. Se actualiza sola cada 10 segundos.

Antes de empezar

Por defecto solo Administrador y Propietario ven Cocina. Para que la vea el personal de cocina, crea un rol propio o dale el permiso Cocina al rol que uses, en Usuarios y control de acceso. El rol Mesero no lo incluye.

Cómo se usa

• Cada tarjeta muestra el código corto de la orden, Mesa N si viene de una mesa, el mesero y los minutos desde que se creó. El borde es amarillo (abierta), azul (en preparación) o gris (en espera).
• Toca un plato para avanzarlo: Pendiente → Preparando → Listo → Entregado.
• Botones de la orden: En Progreso (pone todos los platos pendientes en preparación), Listo (marca todo como listo), En Espera, Reanudar y Rechazar (cancela la orden completa).

Cuando una orden pasa a Listo desaparece de Cocina: la entrega y el cobro se hacen desde Órdenes o el Punto de venta.

Lo que no hace

• No muestra las notas que se escribieron en cada ítem.
• No suena ni avisa cuando llega una orden nueva.
• No filtra por mesa ni por tipo de orden: aparecen también las órdenes para llevar y a domicilio.
• No permite retroceder un plato ni cancelar un plato suelto.

En Membresías (/dashboard/membresias) defines los planes del gimnasio y vendes membresías a tus clientes. Cada venta genera una factura, entra a la caja abierta y se contabiliza sola. Lo ven Administrador, Propietario, Cajero y Entrenador.

Antes de empezar

• El socio tiene que existir como cliente en Clientes con su número de documento: es lo que se usa después en el Check-in.
• Para vender necesitas una caja abierta en el Punto de Venta. Si no, verás el aviso "Debe abrir una caja antes de vender membresías".

Crear un plan

1. En la pestaña Planes pulsa Crear Plan.
2. Completa Nombre, Duración (días) (por defecto 30), Precio, y si quieres Descripción y Características (una por línea; se muestran en la tarjeta del plan).
3. Guarda con Crear Plan. Puedes Editar un plan cuando quieras; Desactivar lo oculta de la venta pero conserva las membresías ya vendidas. Un plan desactivado no se puede reactivar desde la pantalla.

Cada tarjeta muestra cuántas membresías se han vendido con ese plan.

Vender una membresía

1. En la pestaña Membresías Activas pulsa Nueva Membresía.
2. En Buscar cliente escribe nombre, documento o teléfono y elige al cliente. Si es su primera compra en el gimnasio, el sistema lo registra como miembro automáticamente.
3. Elige el Plan y el Método de pago: Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Crédito. Si dejas Monto recibido vacío se toma el precio del plan.
4. Pulsa Vender Membresía. Verás "Membresía creada y facturada".

Qué ocurre al vender:

• Se crea una factura con el concepto Membresía: {plan}, con IVA según la configuración de la empresa, y queda en Facturas. Si tienes facturación electrónica activa, se transmite.
• La membresía arranca hoy y vence a los días que diga el plan.
• A Crédito, la factura queda pendiente y el saldo se suma a la cartera del cliente.
• Si el cliente tiene correo y la notificación "Membresía creada" está activa en Notificaciones, recibe un correo con plan, inicio, vencimiento y total.

También puedes venderla desde la pestaña Membresías del Punto de Venta, pero la forma recomendada es esta pantalla.

Controlar las membresías

La tabla Membresías Activas lista todas las membresías, no solo las vigentes, con cliente, plan, inicio, fin, estado y estado del pago. Los estados aparecen con su código: ACTIVE, SUSPENDED, FROZEN, CANCELLED, EXPIRED; el pago PAID, PENDING u OVERDUE.

• Suspender: la membresía deja de dar acceso en el check-in. No hay botón para reactivarla.
• Cancelar: la cierra definitivamente.
• Renovar: registra una membresía nueva con el mismo plan desde hoy, con pago PENDING. No cobra ni factura: si necesitas cobrar la renovación, véndela con Nueva Membresía.

Vencimiento

El sistema no cambia el estado a vencida por sí solo: una membresía con fecha de fin pasada sigue mostrándose como ACTIVE en la tabla. Lo que sí respeta la fecha:

• El Check-in niega la entrada si la fecha de fin ya pasó.
• La tarjeta Membresías Activas del Dashboard cuenta solo las que están vigentes.
• El panel Membresías por Vencer (7 Días) del Dashboard te avisa cuáles se vencen esta semana.

No hay correo ni mensaje automático de "tu membresía vence pronto".

Lo que no hace

• No hay ficha de miembro: los datos que se pueden capturar son los del cliente (nombre, documento, teléfono, correo). Fecha de nacimiento, género o contacto de emergencia no se pueden registrar.
• No hay congelamiento desde la pantalla ni prórroga por días.
• Vender una membresía no genera comisión para nadie.

Check-in (/dashboard/checkin) es la pantalla de recepción: se escribe el documento del socio y el sistema dice si puede entrar. El título de la pantalla es Control de Acceso. Lo usan Cajero, Entrenador, Administrador y Propietario.

Registrar una entrada

1. Escribe el Número de documento... del socio. El campo queda enfocado al abrir la pantalla, así que un lector de código de barras que termine en Enter también sirve.
2. Pulsa ENTRADA (o Enter). Mientras valida verás Validando....
3. El resultado aparece en grande durante unos segundos:
   • ACCESO PERMITIDO, con el nombre y el motivo: "Membresía activa - N días restantes" o "Tiquetera - N entradas restantes".
   • ACCESO DENEGADO, con el motivo.

Qué se valida, en este orden

1. Membresía activa: estado ACTIVE y fecha de fin no vencida. Ver Membresías.
2. Si no tiene, tiquetera activa con entradas: se descuenta una entrada. Si era la última, la tiquetera pasa a Agotada. Ver Tiqueteras.
3. Si no tiene ninguna: "Sin membresía activa ni tiquetera con entradas disponibles".

Otros motivos de rechazo:

• "No se encontró cliente con ese documento": el documento no está en Clientes o está escrito distinto. Se busca coincidencia exacta con el campo NIT del cliente.
• "El cliente no está registrado como miembro del gimnasio": existe como cliente pero nunca se le vendió una membresía ni una tiquetera.
• Una membresía Suspendida, Cancelada o Congelada no da acceso.

Registrar una salida

Escribe el documento y pulsa SALIDA. La salida no valida nada: siempre se registra, con método "Manual".

Registros de hoy

Debajo del formulario está la tabla Registros de hoy con hora, documento, nombre, tipo (Entrada / Salida) y método (Membresía, Tiquetera o Manual). Solo muestra el día en curso; no hay filtro por fechas ni búsqueda de días anteriores.

Lo que no hace

• No hay lector de código QR, carné ni huella: el único identificador es el documento.
• No detecta entradas repetidas el mismo día ni sabe quién "está adentro".
• No avisa por correo ni mensaje cuando un socio entra.

Una tiquetera es un paquete de entradas prepagadas (por ejemplo, 10 entradas por $150.000) para quien no quiere una membresía mensual. Se venden en Tiqueteras (/dashboard/tiqueteras) y se consumen una a una en el Check-in. Lo ven Cajero, Administrador y Propietario.

Antes de empezar

Necesitas una caja abierta en el Punto de Venta; si no, verás "Debe abrir una caja antes de vender tiqueteras".

Vender una tiquetera

1. Pulsa Nueva Tiquetera.
2. Busca al cliente por nombre, documento o teléfono y elígelo. Si aún no es miembro del gimnasio, queda registrado automáticamente. Si no es cliente, escribe el Nombre invitado (si no es cliente).
3. Indica el Número de entradas (por defecto 10) y el Precio de toda la tiquetera (por defecto 15.000), no de cada entrada.
4. Elige el Método de pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Crédito) y, si aplica, el Monto recibido.
5. Pulsa Vender Tiquetera. Verás "Tiquetera creada y facturada".

Qué ocurre al vender: se crea una factura con el concepto Tiquetera N entradas (queda en Facturas y se transmite a la DIAN si tienes facturación electrónica), entra a la caja abierta, se contabiliza, y si el cliente tiene correo y la notificación "Tiquetera creada" está activa recibe un correo con las entradas disponibles.

Seguimiento

Arriba tienes cuatro tarjetas: Total, Activas, Agotadas y Entradas restantes. La tabla muestra cada tiquetera con fecha, cliente o invitado, documento, entradas (usadas / total y cuántas restan), precio y estado: Activa, Agotada o Expirada.

Cómo se consumen

Solo desde el Check-in: cada ENTRADA con documento descuenta una entrada si el socio no tiene membresía activa. Cuando se agota la última, la tiquetera pasa a Agotada.

Una tiquetera a nombre de invitado no está ligada a ningún documento, así que no se puede consumir en el check-in. Úsala solo como registro de venta, o crea al invitado como cliente con documento antes de venderla.

Lo que no hace

• No se pueden descontar entradas a mano, ni marcar una tiquetera como expirada, ni anularla o editarla desde la pantalla.
• Las tiqueteras no tienen fecha de vencimiento.

En Clases (/dashboard/clases) armas el horario semanal del gimnasio, inscribes socios y marcas asistencia. Lo ven Entrenador, Administrador y Propietario.

Las clases son recurrentes por día de la semana: una clase de "Lunes 9:00" existe todos los lunes. La pantalla muestra siempre la semana en curso, día por día, con pestañas de Lunes a Domingo.

Crear una clase

1. Pulsa Nueva Clase.
2. Completa Nombre, Descripción (opcional), Entrenador (o Sin asignar), Día de la semana, Hora inicio, Hora fin, Capacidad máxima (por defecto 20) y Sala.
3. Guarda con Crear Clase.

La lista de entrenadores sale de los usuarios con rol Entrenador; si aparece "No hay entrenadores", crea el usuario primero en Usuarios. Ver Entrenadores.

Inscribir socios

1. Toca la clase en el día que corresponda para abrir su detalle: horario, entrenador, sala y cupo inscritos/capacidad.
2. Pulsa Inscribir miembro, busca por nombre o correo y pulsa Inscribir en la fila del socio.

La inscripción queda para esa fecha concreta de la semana en curso. El cupo se controla por fecha: si está lleno verás "Capacidad máxima alcanzada para esta fecha"; si el socio ya estaba, "Ya inscrito en esta clase". Inscribir no comprueba que el socio tenga membresía vigente.

Marcar asistencia

En el detalle de la clase, cada inscrito tiene dos botones: Asistió y Ausente. Al pulsar uno verás "Asistencia actualizada".

Lo que no hace

• No se puede editar ni eliminar una clase desde la pantalla una vez creada.
• No se puede cancelar una inscripción.
• No hay vista mensual ni calendario: solo la semana actual.
• No envía recordatorios de clase a los socios.

Entrenadores (/dashboard/entrenadores) es una pantalla de solo consulta: muestra a cada entrenador con las clases que dicta. La ven Administrador y Propietario.

Quién es un entrenador

Un entrenador es simplemente un usuario de la empresa con el rol Entrenador. No hay una ficha aparte: se crea desde Usuarios con Nuevo Usuario y rol Entrenador. Ver Usuarios y control de acceso.

Si no hay ninguno, la pantalla lo dice: "Los entrenadores son usuarios con rol TRAINER asignado en la empresa".

Qué muestra

Por cada entrenador: nombre, correo y el bloque Clases que imparte (hasta cinco, con día, hora y sala, y "+N más" si tiene más) con el enlace Ver horario que lleva a Clases. Sin clases aparece "Sin clases asignadas".

La asignación entrenador ↔ clase se hace al crear la clase, en el campo Entrenador.

Qué puede hacer un usuario con rol Entrenador

Ve el Dashboard, Membresías, Check-in, Clases y Medidas. No ve caja, facturas ni configuración.

Lo que no hace

• No se asignan entrenadores a socios: solo a clases.
• No genera comisiones ni pagos: las ventas del gimnasio no producen comisión para nadie.

En Medidas (/dashboard/medidas) registras las mediciones físicas de un socio y comparas las dos últimas. Lo ven Entrenador, Administrador y Propietario.

Registrar una medición

1. Escribe en el buscador el nombre o correo del socio y elígelo. La pantalla no muestra nada hasta que eliges a alguien.
2. Pulsa Nueva Medición. Todos los campos son opcionales: Peso (kg), Estatura (cm), Grasa corporal (%), Pecho (cm), Cintura (cm), Cadera (cm), Brazo izquierdo (cm), Brazo derecho (cm), Muslo izquierdo (cm), Muslo derecho (cm) y Notas.
3. Guarda con Guardar medición. La fecha y quién midió se registran solos.

Ver el progreso

• Progreso (últimas 2 mediciones) aparece cuando hay al menos dos: compara Peso, Grasa %, Cintura y Pecho con una flecha y la diferencia. Verde significa mejora (bajar peso, grasa o cintura; subir pecho).
• Historial de mediciones lista todas, de la más reciente a la más antigua, con peso, grasa, cintura y pecho.

Con Cambiar miembro vuelves al buscador.

Lo que no hace

• No hay gráfica de evolución: solo la tabla y la comparación de las dos últimas.
• Una medición no se puede editar ni borrar.
• Las notas y el nombre de quien midió se guardan pero no se muestran.
• La edad y el género del socio solo aparecen si ya estaban cargados; no hay pantalla para capturarlos.

En Casilleros (/dashboard/casilleros) llevas el control de qué casillero tiene cada socio. Lo ven Administrador y Propietario.

Crear casilleros

1. Pulsa Nuevo Casillero.
2. Escribe el Número (único en la empresa) y, si quieres, la Sección (por ejemplo "A", "B" o "Vestuario").
3. Guarda con Crear. Se crean de uno en uno; no hay creación masiva.

Arriba tienes las tarjetas Total, Disponibles, Asignados y Mantenimiento, y botones para filtrar por sección. La cuadrícula pinta cada casillero en verde (Disponible), azul (asignado, con el nombre del socio) o ámbar (Mantenimiento).

Asignar a un socio

1. Toca un casillero Disponible.
2. En Asignar a miembro busca al socio por nombre, correo o teléfono y elígelo.
3. Opcionalmente escribe la Cuota mensual (opcional).
4. Pulsa Asignar.

Liberar

Toca un casillero asignado: verás Miembro, Desde y Cuota mensual. Pulsa Liberar y vuelve a quedar disponible.

Mantenimiento

Desde el detalle de cualquier casillero, Enviar a mantenimiento lo saca de circulación y Finalizar mantenimiento lo devuelve a disponible.

Lo que no hace

• La cuota mensual es solo un dato informativo: no genera factura, ni recibo, ni cobro recurrente, ni asiento contable. Si cobras el casillero, hazlo como un ítem o un Adicional en el Punto de venta.
• No se puede editar el número o la sección, ni eliminar un casillero, una vez creado.
• No hay historial de quién tuvo cada casillero: solo se ve la asignación vigente.

Ítems (/dashboard/productos) es el catálogo de lo que vendes: productos con existencias y servicios sin ellas. Lo ven Administrador y Propietario.

Crear un ítem

1. Pulsa Nuevo Ítem.
2. Completa:
   • Nombre y Categoría (puedes crearla ahí mismo con + Crear categoría nueva).
   • Código de barras: es el código que escanea el Punto de venta.
   • Unidad: la unidad de medida con su código DIAN (ver abajo).
   • Precio de Costo y Precio de Venta (IVA incluido).
   • Tipo de IVA: Gravado (con Tarifa de IVA del 19 % o del 5 %), Exento (tarifa 0 %, da derecho a IVA descontable) o Excluido (no causa IVA). Esta clasificación es la que viaja en la factura electrónica.
   • Controla inventario: desmárcalo para servicios. Si lo dejas marcado, indica Stock Actual y Stock Mínimo (por defecto 5).
3. Guarda con Crear.

Los servicios sin inventario muestran Sin inventario en la tabla y nunca disparan alertas de stock bajo ni descuentan existencias al venderse.

Buscar y mantener

• El buscador filtra por nombre o código de barras; el desplegable, por categoría.
• Editar cambia cualquier dato. El stock no se edita aquí: se ajusta con movimientos en Inventario.
• Desactivar oculta el ítem de la venta sin borrarlo ni su historial.

Unidades de medida

El botón Unidades (solo Administrador) abre Unidades de Medida, donde defines cada unidad con su Código DIAN oficial (94 unidad, KGM kilogramo, MTR metro; ZZ si no existe uno exacto). El código DIAN es el que se envía en facturación electrónica, así que no lo inventes.

Lo que no hace

• Un ítem no tiene imagen ni variantes (talla, color): cada variante es un ítem aparte.
• No hay un código interno aparte del código de barras, que debe ser único.
• No hay importación ni exportación masiva de ítems.
• Las categorías solo tienen nombre y descripción: no fijan IVA ni orden de aparición.
• El catálogo es común a todas las sucursales.

Inventario (/dashboard/inventario) muestra el historial de movimientos de existencias y te deja registrar entradas, salidas y ajustes a mano. Lo ven Administrador y Propietario.

Cómo se mueve el stock

Automáticamente:

• Baja al vender en el Punto de venta o al cobrar una orden.
• Sube al recibir una compra en Compras y al anular una factura.

A mano, con Nuevo Movimiento:

1. Elige el Ítem (solo aparecen los que controlan inventario, con su stock actual).
2. Elige el Tipo: Entrada suma, Salida resta, Ajuste fija el stock en el valor que escribas en Nuevo Stock (por ejemplo, tras un conteo físico).
3. Escribe la Cantidad y una Razón (opcional pero recomendable: queda en el historial).
4. Pulsa Registrar.

Una salida que dejaría el stock en negativo se rechaza con "Stock insuficiente".

Stock bajo

Cuando un ítem queda con stock igual o menor a su Stock Mínimo, aparece en la tarjeta Ítems con stock bajo de esta pantalla y en el Dashboard (Alertas de Stock Bajo y la tarjeta Stock Bajo). No hay correo ni notificación: hay que mirar la pantalla.

Historial

Historial de Movimientos lista los 100 más recientes con tipo, ítem, cantidad, stock anterior y nuevo, razón, usuario y fecha. Cada movimiento queda además en el Centro de Auditoría.

Lo que no hace

• No hay filtros ni buscador en el historial, ni kardex por ítem.
• No maneja lotes, fechas de vencimiento ni seriales.
• No hay traslados entre sucursales ni stock por sucursal: las existencias son de la empresa.
• No sugiere compras ni genera órdenes de compra desde la alerta.

Facturas (/dashboard/facturas) lista todas las ventas facturadas: las del Punto de venta, las órdenes cobradas, las membresías y tiqueteras, y los hitos de proyecto. Lo ven Administrador, Propietario, Cajero y Contador.

Las facturas no se crean aquí: nacen al cobrar. Esta pantalla es para consultarlas.

Buscar

Filtra por estado (Pagada, Pendiente, Parcial, Anulada) y por rango de fechas. Cada fila muestra número, cliente (C/F si fue consumidor final), medio de pago, total, estado y fecha. Con sucursal activa, solo ves las facturas de esa sucursal.

Detalle

El ojo de la fila abre la factura: cliente y NIT, medio de pago, la orden de origen si la hubo, los ítems, IVA incluido, Total, Abono aplicado y, en efectivo, Recibido y Cambio.

• PDF abre el PDF de la factura en otra pestaña. Imprimir usa la impresión del navegador.
• El correo con la factura sale automáticamente al crear la venta, si el cliente tiene correo y la notificación "Venta completada" está activa en Notificaciones. No hay botón para reenviarla aquí; con facturación electrónica, el reenvío está en Documentos Enviados (ver Facturación electrónica).

Cobrar una venta a crédito

Una factura pagada a Crédito queda Pendiente con Saldo pendiente. Para registrar el pago:

1. Abre la factura y pulsa Cobrar.
2. Escribe el Monto a cobrar (puede ser parcial) y el Método de Pago.
3. Confirmar Cobro. La factura pasa a Parcial o Pagada, el saldo del cliente baja y, si fue en efectivo, entra a tu caja abierta.

La cartera pendiente completa está en Reportes, Cartera por Cobrar.

Anular

Anular marca la factura como Anulada, devuelve al inventario los ítems que lo controlan, revierte el asiento contable y descuenta la venta de la caja. Una factura a crédito que ya tiene cobros no se puede anular: usa una nota crédito. Ver Notas crédito y débito.

Lo que no hace

• No muestra el estado ante la DIAN; eso está en Facturación electrónica.
• No edita una factura emitida: se anula o se corrige con notas.
• No exporta XML ni Excel desde esta pantalla.
• Un cobro registrado no se puede anular desde la pantalla.

Clientes (/dashboard/clientes) es la lista de a quién le vendes. Lo ven Administrador, Propietario, Cajero y Contador.

Crear un cliente

Pulsa Nuevo Cliente y completa Nombre, NIT (documento: cédula o NIT, solo números), Teléfono, Email, Límite de Crédito y Dirección.

Sobre el campo NIT:

• Es el documento que viaja en la factura electrónica. Con 9 dígitos o más se trata como NIT de empresa; con menos, como cédula. Si lo dejas vacío, la factura sale a "Consumidor Final".
• En gimnasios es el número que el socio da en el Check-in.
• El correo es donde llegan las facturas, cotizaciones y avisos.

Historial

El icono Historial abre todo lo del cliente: Total comprado (facturas pagadas), su Saldo a favor si abonó de más en alguna orden, y sus Cotizaciones, Órdenes y Facturas. Cada línea abre el documento.

Crédito y saldo

La columna Saldo es lo que el cliente debe: sube al facturarle a Crédito y baja al registrar el cobro de esa factura en Facturas. El Límite de Crédito se guarda como referencia; el sistema no bloquea una venta a crédito por superarlo.

Lo que no hace

• No hay selector de tipo de documento ni dígito de verificación: un solo campo NIT.
• No hay reporte de cartera por edades dentro de Clientes; usa el reporte Cartera por Cobrar en Reportes.
• Desactivar oculta el cliente pero no borra su historial.

Las notas corrigen una factura ya emitida sin anularla. Son dos pantallas: Notas Crédito (/dashboard/notas-credito) para reversar y Notas Débito (/dashboard/notas-debito) para agregar un cargo. Las ven Administrador, Propietario, Cajero y Contador, pero solo el Administrador puede crearlas; los demás reciben "No autorizado".

Si tienes facturación electrónica activa, la nota se transmite a la DIAN y solo se puede emitir sobre facturas que la DIAN ya aceptó (marcadas DIAN ✓ en el selector). Sin facturación electrónica, la nota queda como documento interno (Interna).

Nota crédito

Reduce lo facturado: devolución, descuento posterior, ajuste de precio o anulación.

1. Pulsa Nueva Nota Crédito y elige la Factura de referencia. Verás el Saldo acreditable.
2. Escribe el Valor a acreditar con IVA incluido, o déjalo vacío para acreditar todo el saldo.
3. Elige el Concepto de corrección (Anulación de factura, Devolución parcial de los bienes, Rebaja o descuento, Ajuste de precio, Otros) y escribe la Razón / Observación.
4. Crear Nota Crédito.

Efectos: se numera NC-000001, reduce el ingreso y el IVA en la misma proporción de tarifas de la factura, y baja el saldo del cliente. Varias notas sobre una factura no pueden superar su total.

Una nota crédito no devuelve mercancía al inventario. Si el cliente devolvió producto, registra además una Entrada en Inventario.

Nota débito

Agrega un cargo nuevo sobre una factura: intereses de mora, gastos por cobrar, cambio de valor.

1. Nueva Nota Débito, elige la factura.
2. Escribe el Valor del cargo (con IVA incluido) y el IVA del cargo (Sin IVA, IVA 5%, IVA 19%). Los intereses de mora no causan IVA.
3. Elige el Concepto (Intereses de mora, Gastos por cobrar, Cambio del valor, Otros) y la Razón / Observación.
4. Crear Nota Débito.

Se numera ND-000001, registra el ingreso adicional y sube el saldo del cliente.

Lo que no hace

• No hay PDF ni envío por correo de las notas.
• La columna DIAN muestra el estado tal cual lo devuelve el proveedor.
• Matias soporta notas crédito y débito; para documento soporte solo sirve Factus.

Con Facturación Electrónica (/dashboard/facturacion-electronica) activa, cada factura que emites se envía a la DIAN a través de un proveedor tecnológico: Factus o Matias. SGC no firma ni se conecta directamente a la DIAN; el proveedor valida, firma y devuelve el CUFE. Lo ven Administrador, Propietario, Cajero y Contador; probar la conexión y reintentar envíos lo hace solo el Administrador.

Antes de empezar

• Un contrato con Factus o Matias y sus credenciales. Con Factus, si el servidor ya tiene credenciales globales verás "Credenciales del sistema configuradas" y solo necesitas las tuyas si quieres sobrescribirlas.
• Tu resolución de numeración de la DIAN: número, prefijo y rango.
• Los clientes con su documento en Clientes. Sin documento, la factura sale a "Consumidor Final".

Activar

1. En Estado de Facturación Electrónica pulsa Activar. Inactiva, la app factura en "Modo POS" sin envío a la DIAN.
2. En Proveedor de Facturación Electrónica elige Factus o Matias, el Ambiente (Sandbox (Pruebas) o Producción) y escribe las credenciales.
3. Pulsa Probar Conexión. Con Factus, además de confirmar la conexión, aparecen tus Rangos de Numeración Activos.
4. En Configuración DIAN registra Resolución DIAN, Prefijo, Rango Desde, Rango Hasta y Clave Técnica, y pulsa Guardar Configuración.

Desde ese momento las facturas usan el prefijo autorizado y el sistema no deja facturar fuera del rango. Cuando queden menos de 100 números verás la advertencia "quedan N números en el rango autorizado": pide un nuevo rango a la DIAN antes de agotarlo.

Seguimiento

• La tarjeta Documentos Electrónicos Recientes muestra las últimas 15 facturas con su estado: Aceptada, Pendiente, Rechazada, Error o Generada. En las aceptadas puedes Descargar PDF y Descargar XML (los oficiales del proveedor); en las que fallaron, Reintentar.
• Documentos Enviados (/dashboard/facturacion-electronica/documentos) es el monitor completo: contadores por estado, buscador por número, cliente o CUFE, y por factura las acciones PDF, Reenviar email (pide el correo de destino) y Reintentar envío DIAN.

Un fallo de transmisión nunca pierde la venta: la factura y su contabilidad quedan registradas con estado Error y el mensaje del proveedor, y se reintenta cuando corrijas.

Qué más se transmite

Con facturación electrónica activa también viajan las notas crédito y débito y, si el proveedor es Factus, el documento soporte. Matias no transmite documento soporte.

Lo que no hace

• No hay carga de certificado digital ni set de pruebas de habilitación: eso lo gestiona el proveedor.
• Documentos Enviados solo muestra facturas (entre las últimas 50), no notas ni documentos soporte.
• No se elige el tipo de documento del cliente: se deduce del número (9 o más dígitos se trata como NIT).

Cuando le compras a un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente, la DIAN exige que tú emitas un documento soporte para sustentar el costo. Documento Soporte (/dashboard/documentos-soporte) los lista y permite transmitirlos. Lo ven Administrador, Propietario y Contador; transmitir y reintentar solo el Administrador.

Cómo se genera

Automáticamente, sin que hagas nada más:

1. En Proveedores desmarca la casilla Factura electrónicamente del proveedor. La pantalla avisa: "Cada compra que se le reciba generará automáticamente un documento soporte de adquisiciones".
2. Crea la compra en Compras y márcala Marcar Recibida. Ver Proveedores y compras.
3. El documento soporte se numera DS-000001 con los valores de la compra y, si tienes facturación electrónica con Factus, se transmite en ese momento y recibe su CUDS.

Estados

• Interno: no se ha transmitido (no hay proveedor configurado, o el proveedor es Matias, que no soporta documento soporte). El botón Transmitir lo envía cuando actives Factus.
• ACCEPTED: aceptado por la DIAN, con CUDS visible.
• PENDING o ERROR: no llegó o fue rechazado; el motivo aparece al pasar el cursor por el estado. Corrige y pulsa Reintentar.

Un documento aceptado no se puede retransmitir.

Lo que no hace

• No hay notas de ajuste al documento soporte desde la aplicación: si necesitas anularlo o corregirlo, contacta a soporte.
• No hay PDF del documento soporte.
• El rango de numeración del documento soporte no se configura desde ninguna pantalla; usa el prefijo DS- por defecto.

Proveedores (/dashboard/proveedores) y Compras (/dashboard/compras) cubren lo que le compras a terceros: la orden, la recepción de la mercancía y el pago con las retenciones que apliquen. Lo ven Administrador, Propietario y Contador.

Proveedores

Nuevo Proveedor pide Nombre, NIT, Contacto, Teléfono, Email, Dirección y la Clasificación tributaria, que decide las retenciones al pagarle:

• Régimen: Régimen Común / Ordinario o Régimen Simple (RST). Al RST no se le practica retención en la fuente.
• Responsable de IVA, Autorretenedor y Factura electrónicamente. Si desmarcas la última, cada compra recibida genera un documento soporte.
• Tarifa ReteICA propia, si aplica; si la dejas vacía se usa la de la empresa.

La columna Saldo es lo que le debes.

Crear una orden de compra

1. En Compras pulsa Nueva Orden, elige el Proveedor y, si quieres, el Empleado asignado.
2. Elige el Concepto (para retención en la fuente): Compra de bienes o Prestación de servicios.
3. Agrega ítems del Catálogo (el precio se precarga con el costo del ítem) o Manual.
4. Crear Orden y confirma. La orden se numera OC-000001, queda Pendiente, se genera su PDF y recibes un correo de confirmación. El IVA se calcula con la tarifa de la empresa.

Necesitas sucursal activa.

Recibir la mercancía

En el detalle de la compra, Marcar Recibida. El sistema suma al inventario los ítems del catálogo que lo controlan, contabiliza la compra y el IVA descontable, y registra la deuda con el proveedor. Una compra recibida ya no se puede cancelar.

Pagar al proveedor

1. En una compra Recibida con saldo, pulsa Pagar a Proveedor.
2. Escribe el Monto a pagar y el Método de Pago.
3. Pulsa Calcular retenciones: verás ReteFuente, ReteIVA y ReteICA que aplican y el Neto a girar.
4. Confirmar Pago.

Las retenciones dependen de la clasificación del proveedor y de las bases y tarifas de Configuración, tarjeta Retenciones en Compras. La ReteFuente solo se practica si la base supera el umbral del concepto. Cada retención queda contabilizada en su cuenta.

Lo que debes a todos los proveedores está en Reportes, Cartera por Pagar.

Lo que no hace

• No se edita una orden de compra creada.
• Un pago registrado no se anula desde la pantalla.
• Un ítem manual o un servicio no mueve inventario al recibir.

Contabilidad (/dashboard/contabilidad) es el libro contable de la empresa. Casi todo lo que ves ahí lo escribe el sistema por su cuenta: cada venta, compra, cobro, pago, cierre de caja, nota y nómina genera su asiento en el momento. Lo ven Administrador, Propietario y Contador.

Plan de cuentas

La pestaña Plan de Cuentas muestra el PUC comercial colombiano (Decreto 2650) con el saldo de cada cuenta. Es el mismo para todos los tipos de empresa y no se edita desde la pantalla.

Diario

Diario lista los últimos 100 asientos, cada uno con descripción, referencia, fecha y sus líneas Cuenta, Debe y Haber. Las referencias te dicen de dónde salió: el número de factura, CAJA- para cierres, NOM- para nóminas, ANT- para anticipos de comisiones.

La partida manual (Nueva Partida) no está operativa en esta versión: el selector de cuentas no carga las cuentas del plan. Si necesitas un ajuste contable, contacta a soporte.

Gastos

Nuevo Gasto registra un gasto que no pasa por una compra: Categoría, Monto, Fecha, Método de Pago, Descripción y No. Recibo. Se contabiliza contra caja o banco y aparece en el reporte Ingresos vs Gastos.

Estados financieros

• Balance General: activos, pasivos y patrimonio con la marca Balance cuadra.
• Estado de Resultados: ingresos, costo de ventas, gastos y utilidad.
• Balance de Prueba: débitos y créditos por cuenta.

Los tres muestran saldos acumulados desde el inicio: no tienen filtro de fechas ni cierres de período. Para ver un período usa Reportes.

Bancos

En Bancos (/dashboard/bancos) registras cada cuenta bancaria con Nombre, Banco, Número de cuenta y el Código de cuenta contable al que está vinculada (por ejemplo 111005). El saldo que ves es el de esa cuenta contable: sube y baja con las transferencias y pagos con tarjeta que registras en ventas, compras y gastos.

Al tocar una cuenta se abren sus Movimientos. Con el botón de cada línea marcas Conciliado cuando compruebas que ese movimiento aparece en el extracto del banco. Es una marca manual, línea por línea; no se importa el extracto ni se cotejan automáticamente.

Lo que no hace

• No hay cierre contable ni bloqueo de períodos.
• No se crean ni editan cuentas contables desde la pantalla.
• No exporta libros ni estados financieros.

Empleados (/dashboard/empleados) guarda la ficha de cada persona que trabaja contigo: es la base de la Nómina y de las Comisiones. Lo ven Administrador y Propietario.

Un empleado no es lo mismo que un usuario: el usuario entra al sistema (ver Usuarios y control de acceso); el empleado cobra nómina. Pueden ser la misma persona si los vinculas en la pestaña Usuario.

Crear un empleado

Pulsa Nuevo Empleado y recorre las cinco pestañas:

• Personal: nombre, apellido, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, género, dirección, correo y teléfono.
• Laboral: Tipo contrato (Indefinido, Fijo, Obra o labor, Aprendizaje, Temporal), Sucursal, Fecha inicio (obligatoria), Fecha fin, Cargo, Centro de costo, Salario base, Tipo salario (Ordinario o Integral), Comisión por ventas (%) y Horario.
• Pago: método (Transferencia, Efectivo, Tarjeta), banco, tipo y número de cuenta, y los Datos para nómina electrónica: segundo apellido, municipio DANE, tipo y subtipo de trabajador. Sin ellos la nómina se liquida y se paga igual; solo no se transmite a la DIAN.
• Seguridad Social: EPS, fondo de pensión, ARL con Nivel riesgo ARL (1 a 5) y caja de compensación. El nivel de ARL define el aporte que calcula la nómina.
• Usuario: busca un usuario existente para vincularlo. No crea la cuenta; eso se hace en Usuarios.

Obligatorios: nombre, apellido, número de documento y fecha de inicio.

Mantener la ficha

• El buscador filtra por nombre o documento; Ver inactivos muestra a los retirados.
• Editar cambia cualquier dato; Desactivar lo retira sin borrarlo (deja de entrar en las nóminas nuevas). No hay botón de reactivar.
• Historial muestra las órdenes que atendió y sus comisiones (Comisión total (pagadas), Órdenes atendidas, Comisión promedio).

También puedes crear un empleado rápido desde el Punto de venta o una orden con + Crear empleado nuevo.

Lo que no hace

• No lleva ausencias, incapacidades, vacaciones ni horas extra: la nómina paga el período completo.
• No genera contratos ni certificados laborales.

Comisiones (/dashboard/comisiones) lista las comisiones que el sistema causa al cobrar órdenes y permite pagarlas por anticipado. Lo ven Administrador y Propietario; ver los montos requiere además el permiso "Ver Montos de Comisión".

Cuándo se genera una comisión

Solo al cobrar una orden que tenga un empleado asignado (ver Órdenes). Una venta directa en el Punto de venta no genera comisión aunque elijas Empleado que atiende; tampoco las membresías ni tiqueteras.

• La base es el valor sin IVA de la orden, menos descuento.
• El porcentaje se decide al cobrar: en Cobrar Orden aparece el Empleado y el Porcentaje (%), precargado con el de la ficha del empleado. Cambiarlo requiere el permiso "Cambiar % de Comisión al Cobrar".
• El porcentaje por defecto para empleados nuevos se fija en Configuración, tarjeta Facturación, campo Comisión de ventas por defecto (%); cada empleado lo ajusta en su ficha.
• Contablemente la comisión se causa en el momento de la venta (gasto y pasivo por pagar).

Estados

Causada (pendiente de pago) → Pagada (anticipo) si la anticipas → En nómina cuando la nómina del período la toma → Pagada cuando esa nómina se paga. Los filtros de la pantalla son Por pagar, Anticipadas, En nómina, Pagadas, Ajustadas y Todas.

Anticipar comisiones

Si quieres pagar comisiones antes de la nómina:

1. Filtra Por pagar, marca las comisiones y elige Efectivo o Transferencia.
2. Pulsa Pagar ahora (N) — anticipo.

El anticipo se contabiliza y, si fue en efectivo, sale de tu caja abierta. La nómina del período incluirá igual la comisión (cuenta para IBC y prestaciones) y descontará del neto lo ya entregado. Al cerrar caja, si hay comisiones causadas, el sistema te ofrece anticiparlas en efectivo en ese momento (Comisiones pendientes).

Pago por nómina

Al Calcular una nómina, entran las comisiones del período en Causada o Pagada (anticipo) como concepto Comisiones. Al Pagar la nómina quedan Pagada. Ver Nómina.

Si una comisión se paga después de que el período ya fue reportado en nómina electrónica, la fila muestra un aviso ámbar: hay que hacer la nota de ajuste a mano en el portal del proveedor.

Trazabilidad

El icono del ojo abre Trazabilidad de la comisión: tasa aplicada, asiento de causación, anticipo (quién y cuándo), nómina asociada, asiento de pago y documento de nómina electrónica.

Lo que no hace

• No se edita ni se anula una comisión a mano.
• No hay filtro por empleado ni por fechas; la lista muestra hasta 500.
• No hay reparto de una comisión entre varios empleados desde la pantalla.

Nómina (/dashboard/nomina) liquida la nómina de todos los empleados activos con las reglas colombianas: auxilio de transporte, aportes, parafiscales, provisiones y retención en la fuente. Lo ven Administrador y Propietario.

Antes de empezar

• Los empleados deben estar creados con salario, tipo de contrato y nivel de ARL. Ver Empleados.
• Revisa Config. Nómina la primera vez (ver abajo).

Flujo de una nómina

1. Nueva nómina: indica Fecha período, Fecha inicio, Fecha fin y Frecuencia (Mensual, Quincenal, Semanal). Queda en Borrador.
2. Calcular: el sistema toma todos los empleados activos, calcula cada concepto y pasa a Calculada. Verás las tarjetas Devengados, Deducciones, Costos empleador y Neto a pagar, y el Detalle por empleado.
3. Aprobar: pasa a Aprobada y registra quién aprobó.
4. Pagar: genera los asientos contables, marca Pagada y, si la nómina electrónica está activa, transmite cada liquidación a la DIAN. Ver Nómina electrónica.

Cancelar está disponible hasta antes de pagar. Una nómina en Calculada no vuelve a borrador: si necesitas recalcular, cancélala y crea otra.

Qué calcula

• Devengados: Salario Base (prorrateado por días del período, máximo 30), Auxilio de Transporte (si el salario no supera 2 SMMLV y no es integral) y Comisiones del período.
• Deducciones: Salud Empleado, Pensión Empleado, Fondo Solidaridad Pensional (desde 4 SMMLV) y Retención en la Fuente (tabla por UVT).
• Costos del empleador: salud, pensión, ARL según nivel de riesgo, Caja Compensación, SENA e ICBF.
• Provisiones de prima, cesantías, intereses y vacaciones, que se contabilizan pero no aparecen en el detalle del empleado.

Un empleado con comisiones cotiza sobre el promedio de sus devengados de los últimos 12 meses.

Configuración de nómina

En Config. Nómina (/dashboard/nomina/configuracion) están los parámetros: salario mínimo, auxilio de transporte, UVT, porcentajes de salud y pensión (empleado y empleador), tarifas de ARL por nivel, parafiscales, provisiones y fondo de solidaridad. Si los valores guardados difieren de los vigentes en 2026, la pantalla lo avisa arriba con el valor correcto, pero nunca los cambia sola: revísalos con tu contador y pulsa Guardar.

Lo que no hace

• No captura horas extra, recargos, bonificaciones, ausencias ni incapacidades: todos cobran el período completo.
• No genera desprendibles ni PDF de nómina, ni los envía por correo.
• No permite editar la liquidación de un empleado en particular.
• El pago deja registrado el pasivo con los empleados; la salida de banco se registra por separado en Contabilidad y bancos.

Nómina Electrónica (/dashboard/nomina-electronica) activa el reporte de cada nómina pagada a la DIAN a través de un proveedor tecnológico. La transmisión ocurre desde Nómina al pagar; esta pantalla solo la configura. Lo ven Administrador y Propietario, pero transmitir, reintentar y anular lo puede hacer únicamente el Administrador.

Antes de empezar

• Un contrato con Factus que incluya nómina electrónica. Es el único proveedor que transmite hoy; Carvajal, WorldOffice y Siigo aparecen en la lista pero el sistema avisa que aún no los soporta.
• Las credenciales de facturación electrónica configuradas en Facturación electrónica: la nómina usa esas mismas credenciales.
• Los datos DIAN de cada empleado en la pestaña Pago de Empleados: dirección, municipio DANE, y banco y cuenta si cobra por transferencia.

Activar

1. En la tarjeta Estado de Nómina Electrónica pulsa Probar conexión: verás si Factus responde, si tu plan incluye nómina y cuántos documentos te quedan.
2. Pulsa Activar. Con la nómina inactiva, las liquidaciones quedan como documento interno.
3. En Configuración del Proveedor elige Factus y Guardar configuración.

Cómo se transmite

Al Pagar una nómina, cada liquidación se envía a la DIAN. En el detalle de la nómina cada empleado muestra una etiqueta:

• DIAN ✓: aceptada, con su CUNE.
• DIAN pendiente: no se pudo enviar. Debajo verás Faltan datos del empleado: … o el error del proveedor. Corrige y pulsa Reintentar.
• DIAN rechazada: la DIAN la rechazó; el mensaje explica por qué. Reintentar tras corregir.
• DIAN anulada: se anuló el reporte.

Un fallo de transmisión nunca deshace el pago: la nómina sigue pagada y contabilizada.

Anular y corregir

La DIAN no admite corregir una nómina reportada: se anula y se vuelve a transmitir. En el detalle del empleado pulsa Anular ante la DIAN, escribe el motivo y luego Volver a transmitir. El pago y la contabilidad no cambian; solo el reporte.

Lo que no hace

• No hay listado ni histórico de documentos de nómina electrónica: se ven dentro de cada nómina.
• No descarga PDF ni XML del documento.
• Las notas de ajuste por comisiones pagadas tarde se hacen en el portal del proveedor.

Reportes (/dashboard/reportes) reúne siete vistas del negocio. Lo ven Administrador, Propietario y Contador. Cuatro de ellas aceptan un rango de fechas (por defecto, el último mes); las demás muestran el estado actual.

Sucursales

El Administrador ve el consolidado de todas las sucursales. Un Propietario o Contador ve solo la sucursal activa que tenga elegida en la barra superior.

Deterioro de cartera

Dentro de Cartera por Cobrar está el panel Deterioro de Cartera: sugiere la provisión según las tarifas por antigüedad que fijas en Configuración, tarjeta Deterioro de Cartera, y con Registrar Provisión contabiliza solo el ajuste necesario. Revísalo con tu contador.

Lo que no hace

• No exporta a Excel, CSV ni PDF, ni imprime.
• No hay filtro de sucursal dentro de la pantalla.
• No programa envíos por correo.

Mensajes (/dashboard/mensajes) es el chat interno de la empresa y el lugar donde vive AURA, el asistente de inteligencia artificial que responde preguntas sobre tu negocio. Lo ven Administrador y Propietario; el mismo chat se abre desde el icono de mensaje de la barra superior.

Chat interno

Nueva crea una conversación con uno o varios usuarios de la empresa (los grupos llevan nombre). Puedes adjuntar archivos y usar emojis. Los mensajes nuevos suenan y muestran un aviso del navegador si lo permites.

Qué es AURA

AURA es una conversación más en la lista. Le preguntas en lenguaje natural y responde consultando los datos de tu empresa: "¿cuánto vendimos ayer?", "¿qué ítems están en stock bajo?", "¿qué clientes me deben?". Responde con tablas y cifras en pesos.

• Solo consulta. No puede crear, modificar ni borrar nada.
• Espera unos segundos entre pregunta y pregunta; si vas muy rápido te lo dirá.
• En la cabecera puedes elegir el modelo de IA para esa conversación.

Cómo se activa y configura

En Configuración, tarjeta Agente de IA (AURA) (solo Administrador):

1. Enciende Habilitar Agente. La conversación con AURA aparece sola en Mensajes.
2. Elige el Modelo predeterminado (GPT-4o, GPT-4o Mini, GPT-4.1 Mini, GPT-4.1 Nano, Claude Sonnet 4 o Claude Haiku 4) y el Máximo de tokens.
3. Opcionalmente escribe tu API Key de OpenAI o API Key de Anthropic. Si las dejas vacías se usan las de la plataforma.
4. Marca las Capacidades habilitadas: Resumen General, Ventas y Facturación, Ítems y Precios, Inventario, Clientes, Proveedores y Compras, Órdenes, Cotizaciones, Proyectos, Empleados, Nómina, Contabilidad, Membresías, Caja, Auditoría y Consultas Avanzadas (SQL) (solo lectura, para preguntas que las demás no cubren).
5. Instrucciones personalizadas para ajustar cómo responde, y Guardar Configuración. Probar Agente envía un saludo de prueba a la conversación.

Privacidad

Para responder, AURA envía tu pregunta y los datos que consulta al proveedor del modelo elegido (OpenAI o Anthropic), con tu clave o con la de la plataforma. Si prefieres que no salgan datos, desactiva el agente o limita sus capacidades.

WhatsApp

Desde el detalle de una orden, Enviar por WhatsApp abre WhatsApp Web con el mensaje ya escrito según la plantilla Orden — actualización de estado de Configuración, tarjeta Plantillas de Mensajes. El envío lo confirmas tú en WhatsApp; el sistema no envía mensajes solo.

Lo que no hace

• No hay tope de consultas mensuales aplicado por el sistema; el plan indica un valor de referencia.
• No hay historial de uso ni alertas de consumo de AURA.
• No hay integración con la API de WhatsApp Business ni envíos masivos.

Usuarios (/dashboard/usuarios) crea las cuentas de tu equipo y Control de Acceso (/dashboard/rbac) define qué permisos tiene cada rol. Ambas pantallas las ve solo el Administrador.

Roles

Cada tipo de negocio ofrece unos roles base:

Puedes crear roles propios (Supervisor de Turno, Cocina) con la combinación de permisos que quieras.

Crear un usuario

1. Pulsa Nuevo Usuario y completa Nombre, Email, Contraseña y Rol.
2. Al guardar, la persona recibe dos correos: uno con su contraseña temporal (la que escribiste) y otro para verificar su correo. El enlace de verificación dura una hora y sin verificar no puede entrar. Conviene que cambie la contraseña en su perfil al primer ingreso.
3. Si el correo ya tenía cuenta en otra empresa, no se crea una nueva: se vincula la existente con el rol elegido.

Después: Editar para cambiar rol o contraseña, el botón de estado para pasarlo a Inactivo (sin confirmación) y Ver actividad para ver lo que ha hecho. La asignación de sucursales se hace en Sucursales.

Ajustar permisos por rol

En Control de Acceso cada rol se despliega con sus permisos agrupados (General, Ventas, Gimnasio, Inventario, Finanzas, Nómina, Comisiones, Comunicación e IA, Sistema). Activa o desactiva y pulsa Guardar cambios: aplica de inmediato a todos los usuarios del rol. Nuevo rol personalizado crea un rol desde cero con nombre, descripción y permisos.

Solo aparecen los permisos que tu tipo de negocio incluye. Un rol personalizado se puede Desactivar: quienes ya lo tienen lo conservan, pero no se ofrece para nuevas asignaciones.

Lo que no hace

• No envía enlaces de restablecimiento: el Administrador escribe una contraseña nueva en Editar.
• No puede desactivar el MFA de otro usuario ni cerrar sus sesiones; el usuario lo hace desde su perfil. Ver Seguridad de la cuenta.
• No elimina usuarios: solo los inactiva.

Notificaciones (/dashboard/notificaciones) muestra la bandeja de avisos y controla qué correos automáticos envía el sistema. Lo ven Administrador y Propietario.

Bandeja

La pestaña Bandeja lista los avisos recibidos, con filtros Todas, No leídas, Email y Sistema. Al abrir uno se marca como leído; Marcar todas como leídas limpia la bandeja. La campana de la barra superior muestra el contador y los últimos avisos.

Correos automáticos

En la pestaña Configuración activas o desactivas cada evento. Todos vienen activados.

Un correo solo sale si el evento está activo y el destinatario tiene correo registrado.

Por rol y por usuario

• Roles: activa o desactiva cada evento para todos los usuarios de un rol a la vez.
• Usuarios: ajusta excepciones por persona. Un usuario aparece aquí después de que hayas tocado su rol en la pestaña anterior.

Sonidos y avisos del navegador

La primera vez el navegador pide permiso para mostrar avisos. Con permiso, las notificaciones y los mensajes de chat suenan y muestran un aviso aunque la pestaña esté en segundo plano.

Lo que no hace

• No hay notificaciones por WhatsApp ni SMS.
• No hay recordatorios de vencimiento de membresías ni de cartera.
• No se crean avisos manuales ni se borran los recibidos.

En Sucursales (/dashboard/sucursales) creas las sedes de la empresa y decides qué usuarios trabajan en cada una. Lo ve el Administrador (el Propietario no tiene este menú por defecto).

Al registrar la empresa se crea sola una sucursal llamada Matriz.

Crear una sucursal

Pulsa Nueva Sucursal (solo Administrador) e indica Nombre, Dirección, Ciudad y Teléfono. El límite de sucursales depende del plan: 1 en Básico, 3 en Profesional, sin límite en Empresarial. Ver Planes y suscripción.

Asignar usuarios

En la tarjeta de la sucursal, el icono Asignar usuarios abre la lista de usuarios de la empresa: marca los que pueden trabajar ahí. Se guarda al instante, sin botón de guardar. Un usuario puede estar en varias sucursales.

Trabajar en una sucursal

Quien tiene sucursales asignadas ve en la barra superior un selector con la sucursal activa o Todas las sucursales. Al cambiarla, la página se recarga con ese contexto.

Qué depende de la sucursal activa:

• Facturas y órdenes se crean en la sucursal activa y la lista se filtra por ella. Sin sucursal activa no se puede facturar ni crear órdenes ("Debe seleccionar una sucursal").
• La caja es por usuario y por sucursal.
• Ítems, inventario, clientes y proveedores son comunes a toda la empresa: no se filtran.

Lo que no hace

• El selector de sucursal no aparece en pantallas pequeñas (móvil).
• No hay inventario ni traslados por sucursal.
• Los botones Editar y Desactivar de la tarjeta no funcionan en esta versión; para cambiar datos de una sede contacta a soporte.

Configuración (/dashboard/configuracion) reúne los ajustes de la empresa en tarjetas. La ve solo el Administrador.

• Logo de la empresa: JPG, PNG, WebP o GIF de hasta 2 MB. Sale en facturas, cotizaciones y correos.
• Información del Negocio: Nombre del Negocio, NIT, Dirección, Teléfono. Son los datos del emisor en la factura.
• Facturación: Prefijo de Factura, Próximo Número, Tasa de IVA por defecto, Moneda (símbolo) y Comisión de ventas por defecto (%) para empleados nuevos. Con facturación electrónica activa, el prefijo lo manda la resolución DIAN.
• Caja Actual: estado de tu caja abierta, Registrar Movimiento (ingresos y retiros de efectivo que no son ventas, con su cuenta contable) y Cerrar Caja. Ver Punto de venta y caja. La caja se abre desde el Punto de Venta.
• Retención y Auditoría: Años de retención de documentos (1 a 30).
• Facturación Electrónica (DIAN): resolución, prefijo, rango, Actividad económica (CIIU) y Responsabilidades tributarias. La configuración del proveedor está en Facturación electrónica.
• Retenciones en Compras: bases y tarifas de ReteFuente (bienes y servicios), ReteIVA y ReteICA que se aplican al pagar a proveedores. Los valores por defecto son de referencia 2026; revísalos con tu contador. Ver Proveedores y compras.
• Deterioro de Cartera: tarifas de provisión por antigüedad, usadas en Cartera por Cobrar de Reportes.
• Agente de IA (AURA): activar el asistente, modelo, claves y capacidades. Ver Mensajes y AURA.
• Plantillas de Mensajes: el texto de Orden — actualización de estado que se usa al enviar una orden por WhatsApp, con variables como {{customerName}} y {{total}}.

Cada tarjeta tiene su propio botón Guardar.

Lo que no está aquí

• El plan y el pago de la suscripción: ver Planes y suscripción.
• Los usuarios, roles y sucursales: tienen sus propias pantallas en el menú Sistema.
• Los parámetros de nómina: Config. Nómina.
• Tu perfil, contraseña y MFA: desde tu avatar, arriba a la derecha.

Tu perfil se abre desde el avatar de la barra superior (Mi Perfil). Ahí cambias tus datos, tu contraseña y activas la protección en dos pasos. Aplica a cualquier usuario.

Contraseña

Mínimo 12 caracteres con mayúscula, minúscula, número y símbolo, y no puede ser una de tus últimas cinco. Si tu contraseña no cumple la política actual, al iniciar sesión el sistema te pedirá cambiarla antes de continuar.

¿La olvidaste? En la pantalla de inicio de sesión, ¿Olvidaste tu contraseña? te envía un enlace por correo. El Administrador no puede enviarte ese enlace, pero sí escribirte una contraseña nueva desde Usuarios.

Verificación en dos pasos (MFA)

1. En la tarjeta Autenticación de Dos Factores pulsa Activar Autenticación de Dos Factores.
2. Escanea el código QR con Google Authenticator, Authy o Microsoft Authenticator y escribe el código de 6 dígitos.
3. Descarga y guarda los códigos de respaldo (Descargar TXT). Cada uno sirve una sola vez y son la única forma de entrar si pierdes el teléfono.

Desde entonces, al iniciar sesión se te pedirá el código. Marca Recordar este navegador por 30 días para no repetirlo en tu equipo habitual; esos equipos aparecen en Dispositivos de Confianza, donde puedes eliminarlos.

Para desactivarlo, Desactivar MFA con tu contraseña. Nadie más puede desactivarlo por ti: si pierdes el teléfono y los códigos, contacta a soporte.

Vinculación de sesión

Activar Vinculación de Sesión ata tu sesión a este dispositivo y red: si cambias de navegador o de red, la sesión se cierra sola. Útil en equipos compartidos o redes públicas.

Bloqueos e intentos fallidos

Diez intentos fallidos (o cinco muy seguidos) bloquean la cuenta 15 minutos y te llega un correo de aviso, igual que a los administradores. Demasiados intentos desde una misma red también se frenan temporalmente.

Sesión

La sesión dura como máximo 24 horas; después hay que volver a entrar.

Correo verificado

Sin verificar el correo no puedes iniciar sesión. El enlace dura una hora; desde la pantalla de inicio de sesión puedes pedir Reenviar correo de verificación.

Todo lo que pasa en el sistema queda registrado: quién lo hizo, cuándo, desde qué dirección y, en los cambios de datos, el valor anterior y el nuevo. Dos pantallas lo muestran, ambas solo para el Administrador.

Registro de Actividad

Registro de Actividad (/dashboard/logs) es la lista cronológica completa. Filtra por texto (acción, entidad, usuario), nivel (Info, Warning, Error, Debug), fuente (Backend, Frontend) y fechas. Cada entrada se expande con la ruta, el código de respuesta, la duración, la IP y los detalles.

Para ver solo lo de una persona, usa Ver actividad en Usuarios. Cada usuario ve su propia actividad en Mi Perfil, tarjeta Mi Actividad Reciente.

Centro de Auditoría

Centro de Auditoría (/dashboard/auditoria) organiza lo mismo para investigar:

• Resumen: totales por entidad y por usuario.
• Explorador: la tabla filtrable por entidad (factura, ítem, compra, cliente, usuario, caja, tiquetera, membresía, orden, gasto) y fechas, con Ver detalle.
• Búsqueda: escribe un nombre o número (Juan, F-001) y abre la ficha con sus datos relacionados y su historial de cambios, campo por campo (Antes / Después).
• Línea de Vida: elige el tipo de entidad, busca por nombre o pega su identificador, y verás la línea de tiempo desde su creación.

El detalle de cada registro muestra acción, usuario, fecha, fuente, el Motivo del cambio cuando se pidió uno (anulaciones, devoluciones) y el diferencial de campos.

Lo que no hace

• No exporta ni imprime.
• Los registros no se editan ni se borran desde la pantalla.
• El Resumen es histórico total; no respeta el filtro de fechas.

SGC se paga por suscripción mensual con tarjeta a través de Stripe. El plan se elige al terminar el registro y su estado se ve en la parte baja del menú lateral (Plan Actual).

Planes

El pago anual tiene un 15 % de descuento. Los precios se muestran en pesos colombianos.

Cómo se paga

Al crear la cuenta pasas a Elige tu plan, seleccionas uno y Continuar al checkout te lleva a la página segura de Stripe para pagar con tarjeta. Al volver verás "Tu suscripción está activa". Si la plataforma tiene activa la prueba gratuita, el registro lo indica ("15 días gratis, sin tarjeta de crédito") y la suscripción empieza en prueba; al vencer, el inicio de sesión avisa que contactes a soporte.

Cambiar de plan, cancelar o actualizar la tarjeta

No hay una pantalla para hacerlo por tu cuenta. Escríbenos desde la página de soporte (/soporte) y lo gestionamos por ti: cambio de plan, cancelación, cambio de método de pago o copia de las facturas de la suscripción.

Lo que no hace

• No hay historial de pagos de la suscripción dentro de la aplicación.
• Los límites de usuarios, sucursales, facturas e ítems son los del contrato; el sistema no los bloquea automáticamente.

¿Puedo vender sin conexión a internet?

No. Cada venta se registra en el servidor al confirmarla; si no hay red, no se guarda. No existe un modo sin conexión que sincronice después.

No me deja abrir caja ni facturar: "Debe seleccionar una sucursal"

Elige una sucursal en el selector de la barra superior. Si no aparece, el Administrador debe asignarte a una en Sucursales.

¿Dónde cierro la caja?

En Configuración, tarjeta Caja Actual. El punto de venta solo la abre. Ver Punto de venta y caja.

¿Cómo aplico un descuento en el punto de venta?

No hay descuentos en el punto de venta. Cambia el precio del ítem antes de vender o agrega un Adicional con el valor correcto.

¿Cómo facturo a crédito y cobro después?

Al cobrar elige Crédito. La factura queda Pendiente y se cobra desde Facturas con Cobrar. La cartera completa está en Reportes, Cartera por Cobrar. Ver Facturas.

¿Puedo cargar mis productos desde Excel?

No. Los ítems se crean uno a uno en Ítems.

¿Cómo anulo una factura?

Desde su detalle en Facturas, Anular: devuelve el inventario y revierte la contabilidad. Si es a crédito y ya tiene cobros, usa una nota crédito. Ver Notas crédito y débito.

¿Necesito certificado digital para facturar electrónicamente?

No. La firma y el envío a la DIAN los hace el proveedor tecnológico (Factus o Matias) con tus credenciales. Ver Facturación electrónica.

¿AURA puede modificar datos?

No. Solo responde preguntas. Para responder envía la consulta y los datos necesarios al proveedor de IA configurado (OpenAI o Anthropic). Ver Mensajes y AURA.

¿Cómo cambio de plan o cancelo la suscripción?

Escríbenos desde la página de soporte; no hay una pantalla para hacerlo por tu cuenta. Ver Planes y suscripción.

Un usuario nuevo no puede entrar

Debe verificar su correo con el enlace que recibió (dura una hora). Puede pedir otro desde la pantalla de inicio de sesión con Reenviar correo de verificación.

¿Hay copias de seguridad?

Sí. Se hace una copia diaria automática de la base de datos. Al cancelar la cuenta, los datos se conservan 90 días, según la política de privacidad.

¿Puedo usar la aplicación en el celular?

Sí, desde el navegador. El selector de sucursal no se muestra en pantallas pequeñas; elígela antes desde un computador.

Abono — Dinero que el cliente entrega a cuenta de una orden antes de facturarla. Es un anticipo, no una venta; la factura final lo descuenta. Ver Órdenes.

Arqueo de caja — Comparación entre el efectivo que debería haber (Esperado) y el contado al cerrar la caja. La diferencia se contabiliza como sobrante o faltante.

AURA — El asistente de inteligencia artificial que responde preguntas sobre tus datos dentro de Mensajes. Solo consulta, nunca modifica. Ver Mensajes y AURA.

Caja (sesión de caja) — Turno de un cajero en una sucursal: se abre con un monto inicial y se cierra con arqueo. Sin caja abierta no se puede vender.

Casillero — Locker del gimnasio que se asigna a un socio. Ver Casilleros.

Check-in — Registro de entrada de un socio al gimnasio validando su membresía o tiquetera. Ver Check-in.

Comisión — Porcentaje sobre el valor sin IVA de una orden que gana el empleado asignado al cobrarla. Ver Comisiones.

Consumidor final — Cliente sin documento registrado. La factura sale a su nombre genérico.

Cotización — Propuesta numerada CT- que se envía al cliente y, si la acepta, se convierte en orden. Ver Cotizaciones.

CUDS — Código único del documento soporte, asignado al transmitirlo a la DIAN.

CUFE — Código único de factura electrónica, asignado por la DIAN a través del proveedor cuando acepta la factura.

CUNE — Código único de nómina electrónica, el equivalente para cada liquidación reportada.

DIAN — La autoridad tributaria colombiana. Recibe facturas, notas, documentos soporte y nómina electrónicos.

Documento soporte — Documento que emites tú para sustentar una compra a un proveedor que no factura electrónicamente. Ver Documento soporte.

Empleado — Persona en nómina, con contrato y salario. No es lo mismo que un usuario del sistema, aunque pueden vincularse. Ver Empleados.

Excluido / Exento / Gravado — Los tres tipos de IVA de un ítem. Gravado causa IVA (19 % o 5 %); exento va al 0 % con derecho a descontar; excluido no causa IVA.

Hito de facturación — Parte de un proyecto que se factura por separado (anticipo, entrega). Ver Proyectos.

Ítem — Cualquier cosa que vendes: producto con existencias o servicio sin ellas. Ver Ítems.

Membresía — Plan del gimnasio vendido a un socio por un número de días. Ver Membresías.

NIT — Número de identificación tributaria. En la ficha de cliente, el campo NIT guarda también la cédula.

Nota crédito / Nota débito — Documentos que reducen o aumentan una factura ya emitida. Ver Notas crédito y débito.

Orden — Un trabajo o pedido registrado antes de cobrarlo: mesa, para llevar, domicilio, venta directa, reserva u orden de trabajo. Ver Órdenes.

Orden de compra — Documento interno OC- con lo que le pides a un proveedor. Ver Proveedores y compras.

Proveedor tecnológico — Empresa autorizada por la DIAN (Factus, Matias) que valida, firma y transmite tus documentos electrónicos.

Proyecto — Agrupación de órdenes de un mismo trabajo grande, con brief e hitos. Ver Proyectos.

PUC — Plan Único de Cuentas colombiano, el catálogo contable que usa el sistema.

Retenciones (ReteFuente, ReteIVA, ReteICA) — Montos que descuentas al pagar a un proveedor y declaras a la DIAN o al municipio.

Rol — Conjunto de permisos de un usuario: Administrador, Propietario, Cajero, Contador, Mesero, Entrenador o uno propio. Ver Usuarios y control de acceso.

Stock mínimo — Cantidad por debajo de la cual un ítem aparece como stock bajo.

Sucursal — Sede de la empresa. Facturas, órdenes y cajas pertenecen a una. Ver Sucursales.

Tiquetera — Paquete de entradas prepagadas al gimnasio. Ver Tiqueteras.

Usuario — Cuenta que inicia sesión en el sistema, con un rol. Ver Usuarios y control de acceso.