Términos y Condiciones

1. Definiciones

Para efectos de interpretación de estos Términos y Condiciones, se entenderá por:

SGC

SGC S.A.S., sociedad comercial colombiana titular y operadora del Sistema de Gestión Comercial, incluyendo su marca, plataforma, aplicaciones, sitios web y servicios relacionados.

Plataforma

El conjunto de aplicaciones web, interfaces, APIs, bases de datos, módulos y herramientas tecnológicas puestas a disposición del Usuario a través del servicio SGC, accesibles mediante navegador web o integraciones autorizadas.

Servicio

La prestación de acceso y uso de las funcionalidades de la Plataforma SGC bajo modalidad de software como servicio (SaaS), conforme al plan contratado por el Usuario.

Usuario

Toda persona natural o jurídica que accede, se registra o utiliza la Plataforma, ya sea como titular de la cuenta, administrador, colaborador o usuario autorizado por el titular.

Cuenta

El perfil registrado en la Plataforma que permite al Usuario acceder al Servicio, gestionar su suscripción, configurar su negocio y almacenar información comercial y operativa.

Contenido

Toda información, dato, documento, archivo, texto, imagen, registro contable, factura, producto, cliente, empleado u otro material cargado, generado, almacenado o transmitido por el Usuario a través de la Plataforma.

2. Descripción del servicio

SGC es un sistema integral de gestión comercial diseñado para emprendedores, pequeñas, medianas y grandes empresas en Colombia. La Plataforma ofrece, entre otras, las siguientes funcionalidades según el plan contratado:

• Facturación electrónica conforme a los requisitos de la DIAN
• Punto de venta (POS) para transacciones comerciales
• Gestión de inventario, productos y proveedores
• Contabilidad integrada y reportes financieros
• Gestión de clientes, órdenes y compras
• Nómina y nómina electrónica
• Asistente de inteligencia artificial AURA para consultas y análisis
• Dashboards, reportes avanzados y herramientas de análisis predictivo
• Gestión multi-sucursal y multiempresa (planes superiores)
• API y webhooks para integraciones (plan Empresarial)

SGC se reserva el derecho de modificar, ampliar o restringir funcionalidades del Servicio, siempre que ello no afecte de manera sustancial las características esenciales del plan contratado, y procurará notificar al Usuario con antelación razonable cuando se trate de cambios significativos.

3. Requisitos para crear una cuenta

Para registrarse y utilizar el Servicio, el Usuario declara y garantiza que cumple con los siguientes requisitos:

• Edad mínima: tener al menos 18 años cumplidos, o contar con capacidad legal para contratar conforme a la legislación colombiana. En caso de representar a una persona jurídica, el Usuario declara contar con las facultades suficientes para vincularla a estos términos.
• Datos verídicos: proporcionar información exacta, completa y actualizada al momento del registro y durante el uso del Servicio, incluyendo datos de identificación, contacto y facturación.
• Correo electrónico válido: suministrar una dirección de correo electrónico activa y de su propiedad, necesaria para la verificación de cuenta, comunicaciones del servicio y recuperación de acceso.

SGC podrá solicitar documentación adicional para verificar la identidad del Usuario o la legitimidad de la empresa representada. El registro podrá ser rechazado o la cuenta suspendida si se detecta información falsa, incompleta o fraudulenta.

4. Obligaciones del usuario

El Usuario se compromete a utilizar la Plataforma de manera responsable y conforme a la ley. En particular, deberá:

• Mantener la confidencialidad y seguridad de sus credenciales de acceso (usuario, contraseña, tokens de API y demás métodos de autenticación), siendo responsable de toda actividad realizada desde su Cuenta.
• Notificar de inmediato a SGC ante cualquier acceso no autorizado o sospecha de compromiso de seguridad de su Cuenta.
• Utilizar el Servicio únicamente para fines legítimos relacionados con la gestión comercial de su negocio, cumpliendo con la normativa colombiana aplicable, incluyendo obligaciones tributarias, laborales y de protección de datos personales.
• No compartir, ceder, sublicenciar ni transferir el acceso a la Plataforma a terceros no autorizados, salvo mediante la creación de usuarios adicionales dentro de los límites de su plan contratado.
• Mantener actualizada la información de su Cuenta, incluyendo datos de facturación y contacto.
• Realizar copias de respaldo de su Contenido cuando lo considere necesario, sin perjuicio de las medidas de respaldo que SGC implemente.

5. Obligaciones de la plataforma

SGC se compromete a prestar el Servicio con los estándares de calidad razonables para un proveedor de software empresarial. En particular:

• Disponibilidad: procurar una disponibilidad del Servicio del 99,5% mensual, excluyendo ventanas de mantenimiento programado, actualizaciones de seguridad y causas de fuerza mayor. El mantenimiento programado será comunicado con al menos 24 horas de antelación cuando sea posible.
• Seguridad de datos: implementar medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos del Usuario, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable en materia de protección de datos personales.
• Soporte: brindar canales de atención al Usuario conforme al plan contratado, incluyendo soporte por correo electrónico para todos los planes y soporte prioritario o dedicado para planes superiores.

6. Planes, precios y facturación

SGC ofrece suscripciones bajo los siguientes planes, con precios expresados en pesos colombianos (COP):

Los Usuarios que opten por facturación anual recibirán un descuento del 15% sobre el precio mensual equivalente. Los precios vigentes, las características detalladas de cada plan y las promociones aplicables se encuentran publicados en nuestra página de precios.

SGC se reserva el derecho de modificar los precios de los planes con efecto para períodos de facturación futuros, notificando al Usuario con al menos 30 días de antelación. Los cambios de precio no afectarán el período de suscripción ya pagado.

7. Política de pagos y renovaciones automáticas

Los pagos de suscripción se procesan a través de Stripe, Inc., proveedor de servicios de pago certificado PCI-DSS. Al suscribirse, el Usuario autoriza a SGC a cargar el método de pago registrado por el monto correspondiente al plan y período de facturación seleccionado.

7.1. Renovación automática

Las suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada período de facturación (mensual o anual), salvo que el Usuario cancele su suscripción antes de la fecha de renovación. El cargo se realizará automáticamente al método de pago registrado.

7.2. Notificación previa

SGC enviará una notificación por correo electrónico al Usuario con antelación razonable antes de cada renovación automática, indicando el monto a cobrar y la fecha del cargo. En suscripciones anuales, la notificación se enviará con al menos 7 días de anticipación.

7.3. Pagos fallidos

Si un pago no puede procesarse, SGC intentará cobrar nuevamente y notificará al Usuario. Tras múltiples intentos fallidos, SGC podrá suspender el acceso al Servicio hasta regularizar el pago, sin perjuicio de las acciones de cobro permitidas por la ley.

8. Política de reembolsos y cancelaciones

El Usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su Cuenta o contactando a [email protected]. La cancelación surtirá efecto al finalizar el período de facturación en curso.

Tras la cancelación efectiva, el Usuario podrá exportar su Contenido durante un período de gracia de 30 días calendario. Transcurrido dicho plazo, SGC podrá eliminar permanentemente los datos almacenados, conforme a su política de retención y a la normativa aplicable.

9. Propiedad intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma SGC, incluyendo pero no limitándose a:

• La marca SGC y sus signos distintivos
• El código fuente, software, algoritmos y arquitectura del sistema
• El asistente de inteligencia artificial AURA y sus modelos
• El diseño, interfaz de usuario, documentación y materiales gráficos
• Bases de datos, estructuras y metodologías propietarias

son propiedad exclusiva de SGC S.A.S. o de sus licenciantes. Estos Términos no otorgan al Usuario ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma, sino únicamente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para usar el Servicio conforme al plan contratado. Queda prohibida la reproducción, modificación, ingeniería inversa, descompilación o distribución de cualquier componente de la Plataforma sin autorización expresa y por escrito de SGC.

10. Contenido del usuario

El Usuario conserva en todo momento la propiedad y los derechos sobre el Contenido que cargue, genere o almacene en la Plataforma, incluyendo datos comerciales, documentos, registros contables e información de terceros bajo su responsabilidad.

Al utilizar el Servicio, el Usuario otorga a SGC una licencia limitada, no exclusiva, mundial y libre de regalías para almacenar, procesar, transmitir, mostrar y utilizar el Contenido únicamente en la medida necesaria para:

• Prestar, mantener y mejorar el Servicio contratado
• Generar reportes, análisis y respuestas del asistente AURA
• Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes
• Realizar copias de respaldo y garantizar la continuidad del servicio

El Usuario es el único responsable de la legalidad, exactitud y licitud del Contenido que introduce en la Plataforma, así como de contar con las autorizaciones necesarias para el tratamiento de datos personales de terceros conforme a la Ley 1581 de 2012.

11. Limitación de responsabilidad y garantías

En la máxima medida permitida por la legislación colombiana, SGC no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos, incluyendo pérdida de beneficios, datos, oportunidades comerciales o reputación, derivados del uso o imposibilidad de uso del Servicio.

La responsabilidad total acumulada de SGC frente al Usuario por cualquier reclamación relacionada con estos Términos o el Servicio se limitará al monto total pagado por el Usuario a SGC durante los doce (12) meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

12. Uso aceptable

El Usuario se obliga a utilizar la Plataforma de conformidad con la ley, la moral, el orden público y estos Términos. Queda expresamente prohibido:

• Utilizar el Servicio para actividades ilegales, fraudulentas, engañosas o que vulneren derechos de terceros
• Intentar acceder sin autorización a sistemas, cuentas o datos de otros usuarios o de SGC
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar extraer el código fuente de la Plataforma
• Ejecutar scraping, minería de datos automatizada o extracción masiva de información sin autorización expresa
• Introducir virus, malware, ransomware o cualquier código malicioso
• Sobrecargar, interferir o comprometer la infraestructura, servidores o redes de SGC
• Revender, sublicenciar o poner a disposición de terceros el acceso al Servicio sin autorización
• Utilizar el Servicio para enviar comunicaciones no solicitadas (spam) o contenido difamatorio, obsceno o discriminatorio
• Eludir medidas de seguridad, límites de uso o restricciones técnicas de la Plataforma

El incumplimiento de esta sección podrá dar lugar a la suspensión o terminación inmediata de la Cuenta, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

13. Suspensión y terminación de cuenta

SGC podrá suspender o terminar el acceso del Usuario a la Plataforma, total o parcialmente, en los siguientes casos:

• Violación de estos Términos y Condiciones o de la Política de Privacidad
• Incumplimiento de obligaciones de pago
• Uso fraudulento, abusivo o ilegal del Servicio
• Proporcionar información falsa o suplantar la identidad de terceros
• Requerimiento de autoridad competente conforme a la ley

Salvo en casos de fraude, actividades ilegales o riesgo inminente para la seguridad de la Plataforma o de otros usuarios, SGC procurará notificar al Usuario con antelación razonable y otorgar un plazo para subsanar la irregularidad antes de proceder a la terminación definitiva.

Tras la terminación de la Cuenta, el Usuario dispondrá de un período de 30 días calendario para exportar su Contenido. Vencido dicho plazo, SGC podrá eliminar los datos de forma permanente, salvo obligación legal de conservación.

14. Modificaciones a los términos

SGC se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones sustanciales serán notificadas al Usuario con al menos quince (15) días calendario de antelación a través de correo electrónico registrado y/o mediante aviso visible en la Plataforma.

15. Ley aplicable

Estos Términos y Condiciones se regirán e interpretarán de conformidad con las leyes de la República de Colombia, incluyendo pero no limitándose a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico), la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales) y demás normativa aplicable. Cualquier disposición que resulte inválida o inaplicable será separada sin afectar la validez de las demás cláusulas.

16. Resolución de disputas

Las partes acuerdan resolver amigablemente cualquier controversia derivada de estos Términos mediante los siguientes mecanismos, en el orden indicado:

16.1. Mediación

Ante cualquier diferencia, las partes intentarán resolverla mediante mediación ante un centro de conciliación o mediación debidamente acreditado en Bogotá, D.C., Colombia, dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación escrita de la controversia.

16.2. Arbitraje

Si la mediación no produce acuerdo dentro del plazo establecido, la controversia será sometida a arbitraje de derecho ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, conforme a su reglamento vigente. El laudo arbitral será definitivo y obligatorio para las partes. El idioma del arbitraje será el español y la sede será Bogotá, D.C., Colombia.

17. Datos de contacto

Para consultas, notificaciones legales o reclamaciones relacionadas con estos Términos y Condiciones, el Usuario puede contactar a SGC a través de los siguientes medios: